¿Qué es Smartsheet?
Smartsheet es una poderosa herramienta de gestión de proyectos y tareas, utilizada tanto por grandes empresas como por autónomos y pequeños negocios. Aunque muchos lo confunden con Excel, Smartsheet va mucho más allá, ofreciendo capacidades avanzadas de organización, automatización y visualización de datos.
Para que aprendas a usar Smartsheet como un auténtico profesional, hemos creado este curso básico de Smartsheet para tí, siendo el curso gratuito más completo para hispanoparlantes.
¿Para quién está dirigido este curso?
Este curso básico de Smartsheet para principiantes está diseñado para aquellos que desean aprender a usar esta herramienta desde cero, sin necesidad de conocimientos previos. Si eres autónomo, trabajas en una pyme o simplemente quieres organizar tu economía personal, este curso es ideal para ti.
1. Introducción a Smartsheet
El objetivo de este curso es que los alumnos aprendan a manejar Smartsheet de manera efectiva, no solo para gestionar proyectos, sino también para controlar otros aspectos de un negocio: tareas, procesos, bases de datos, inventarios, personal, tickets y más. Este tutorial de Smartsheet cubre desde lo más básico hasta temas avanzados, ayudándote a aprovechar todo el potencial de esta herramienta.
2. Estructura de Smartsheet
Smartsheet utiliza una estructura de carpetas similar a otros sistemas como Windows o SharePoint. Aunque visualmente puede parecerse a Excel, Smartsheet no es un Excel; es más bien una combinación entre Excel y Access, permitiendo gestionar datos como si fueran bases de datos relacionales.
– Carpetas: Organiza tus proyectos y documentos en carpetas y subcarpetas.
– Búsquedas: Usa la herramienta de búsqueda para encontrar documentos rápidamente.
– Notificaciones: Smartsheet te mantiene al tanto de las colaboraciones y cambios mediante notificaciones automáticas.
3. Diferencias con Excel
Aunque Smartsheet tiene una interfaz similar a Excel, no debe usarse como tal. Smartsheet no es solo para ingresar datos, sino para crear sistemas complejos de gestión mediante paneles, informes y formularios. Puedes integrarlo con bases de datos relacionales, visualizar datos con gráficos y realizar análisis detallados.
Smartsheet reúne lo mejor de Excel y lo lleva a un nivel superior, dándonos un interfaz amigable para meter datos, interactuar con ellos, visualizarlos, interpretarlos y tomar decisiones. Nos resume todo lo que necesitamos saber en un único panel, de un modo transparente al usuario. Podemos tener cien hojas con datos y fórmulas complejas por debajo, el usuario no ve eso, tan solo ve su panel con sus resultados. El usuario sólo ve lo que necesita ver, del modo que lo necesita, y nada más.
4. Tipos de Objetos en Smartsheet
Hay mas elementos, pero en Smartsheet, trabajarás con tres tipos de objetos principales:
– Hojas: Similares a las hojas de cálculo, donde almacenarás datos. Estas hojas pueden actuar como bases de datos para tus proyectos.
– Informes: Filtra y muestra solo la información relevante de las hojas, creando vistas personalizadas para diferentes usuarios o departamentos.
– Paneles: Son los dashboards que te permiten visualizar tus datos mediante gráficos, indicadores de rendimiento (KPIs) y más.
5. Cómo Empezar: Crear Espacios de Trabajo
Uno de los primeros pasos al usar Smartsheet es crear un «Espacio de Trabajo», donde podrás organizar toda tu información. Te recomendamos crear un espacio de pruebas donde puedas experimentar sin miedo a cometer errores.
6. Trabajar con Hojas en Smartsheet
Las hojas en Smartsheet son más que simples tablas de datos. Aquí algunas de las funciones clave que puedes utilizar:
– Columna primaria: Actúa como el identificador único para cada registro (como un DNI o un número de serie). Lo que en bases de datos llamamos «clave primaria».
– Formatos de columnas: Puedes personalizar columnas con formatos como texto, números, fechas, listas desplegables, símbolos y más.
– Automatizaciones: Smartsheet permite crear flujos de trabajo automáticos, como enviar alertas o notificaciones cuando se cumplen ciertos criterios.
7. Introducción a Informes y Paneles
Los informes permiten crear vistas personalizadas sobre la base de datos sin modificar la información original. Los paneles o dashboards te permiten representar visualmente los datos con gráficos e indicadores, facilitando el análisis y la toma de decisiones.
Conclusión del Primer Capítulo
En este primer capítulo, hemos cubierto los aspectos más básicos de Smartsheet: desde su estructura general hasta la creación de espacios de trabajo, hojas y la importancia de entender la columna primaria. En los próximos capítulos, profundizaremos en cómo crear informes y paneles para visualizar la información y mejorar tus procesos.
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